Anbudsprosessen i byggebransjen forklart

Et anbud er et bindende tilbud gitt i en formalisert konkurranse der oppdragsgiveren har fastsatt spillereglene på forhånd – omfang, frister, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier – og der det som hovedregel ikke forhandles. En anbudsprosess er den samlede prosessen fra oppdragsgiveren definerer behovet, til kontrakten er inngått.

I dagligtale brukes «anbud» og «tilbud» om hverandre. Skillet som betyr noe i praksis, er om oppdragsgiveren er offentlig eller privat.

De vanligste konkurranseformene i offentlige anskaffelser:

• Åpen anbudskonkurranse – alle interesserte kan levere tilbud, ingen forhandling.
• Begrenset anbudskonkurranse – prekvalifisering først, deretter inviteres et utvalg til å gi tilbud.
• Konkurranse med forhandling og konkurransepreget dialog – brukes ved mer komplekse anskaffelser der løsningen ikke er gitt.

Uavhengig av konkurranseform må oppdragsgiveren velge entrepriseform. Utførelsesentreprise bygger på NS 8405 (byggherren prosjekterer), totalentreprise på NS 8407 (entreprenøren prosjekterer og bygger). Valget avgjør hvem som bærer prosjekteringsrisikoen – og hvilke standardkontrakter som brukes nedover i kjeden. Se kontrakter og NS-standarder.

1. Behovsavklaring og valg av entrepriseform. Hva skal anskaffes, og hvordan skal ansvaret fordeles?
2. Kvalifikasjonskrav. Økonomisk soliditet, erfaring, HMS, godkjenninger – filteret for hvem som får delta. Se prekvalifisering forklart.
3. Konkurransegrunnlag / tilbudsforespørsel. Omfang, kontraktsvilkår, dokumentasjonskrav og tildelingskriterier med vekting. Se sjekkliste for tilbudsforespørsel.
4. Kunngjøring eller invitasjon. Doffin/TED for offentlige; direkte invitasjon for private.
5. Tilbudsfase. Spørsmål og tilsvar går til alle tilbydere, slik at grunnlaget er likt. Tilbudsfrist.
6. Evaluering mot tildelingskriteriene. Pris, kvalitet, kompetanse og miljø vurderes etter den forhåndsfastsatte vektingen. Se sammenligne tilbud fra underentreprenører.
7. Tildeling, karensperiode og kontrakt. Offentlige anskaffelser har en ventetid før signering der tildelingen kan påklages.

Oppdragsgiveren velger enten laveste pris eller det beste forholdet mellom pris og kvalitet. I offentlige anskaffelser skal klima- og miljøhensyn som hovedregel vektes med minst 30 prosent, med snevre unntak som må begrunnes. Det viktigste prinsippet – både offentlig og privat – er at kriteriene og vektingen settes før tilbudene kommer inn, ikke etter. Da blir evalueringen en vurdering mot et fast oppsett i stedet for en diskusjon om hvilke kriterier som egentlig gjelder.

• Uklart konkurransegrunnlag. Da priser tilbyderne ulikt, og tilbudene blir ikke sammenlignbare.
• Kriterier som endres underveis. Undergraver forutberegneligheten og kan gi grunnlag for klage.
• For mange tilbydere. Flere tilbud betyr mer evalueringsarbeid – tre til fem kvalifiserte per fag er som regel nok.
• Forbehold som ikke fanges opp. Et tilbud med avvikende forutsetninger som ikke normaliseres, gir en skjev sammenligning.

Når en hovedentreprenør har vunnet et oppdrag, starter dens egen anbudsprosess mot underentreprenørene for hvert fag. Dette er en privat anbudsprosess, men med de samme mekanismene: tilbudsforespørsel, kvalifisering, sammenligning og kontrakt – nå på NS 8415 eller NS 8417. Den operative gjennomgangen av dette finner du i anbudsprosessen for hovedentreprenører.